Aandachtspunten voor uw administratie

Wij adviseren u om het rekeningnummer (IBAN) van uw klant, zo snel mogelijk in uw administratie aan te passen. Zo voorkomt u dat u gedurende 13 maanden bij elke incasso-opdracht ten laste van de oude rekening opnieuw een herinnering ontvangt. Na deze 13 maanden worden incasso-opdrachten niet meer automatisch doorgeleid van de oude naar de nieuwe rekening. Als u op dat moment het rekeningnummer nog niet heeft gewijzigd in uw administratie, loopt u het risico dat uw opdrachten worden geweigerd. Bijvoorbeeld omdat de oude rekening is opgeheven.

Besteedt u uw administratie uit aan een administratiekantoor of servicebureau? Geef het nieuwe rekeningnummer dan tijdig door.

Bericht ‘Wijziging rekeningnummer’
Het is belangrijk dat u het bericht ‘Wijziging rekeningnummer’ goed bewaart. Samen met de oorspronkelijke machtiging vormt dit bericht namelijk de machtiging voor het nieuwe rekeningnummer.

Insturen van incasso-opdrachten na wijziging rekeningnummer
De Overstapservice regelt onder andere dat incassotransacties, die incassanten nog ten laste van het oude rekeningnummer bij de oude bank laten verwerken, gedurende maximaal 13 maanden automatisch naar de nieuwe bank en het nieuwe rekeningnummer van de debiteur worden doorgeleid. Dit is alleen van toepassing als de bank van de incassant deelneemt aan de Overstapservice.

Daarnaast zal de bank van de incassant, de incassant informeren over het gewijzigde rekeningnummer. Dit betekent dat incassanten, zodra zij hun eigen administratie op dit punt hebben aangepast, de eerstvolgende incasso-opdracht ten laste van het nieuwe rekeningnummer moeten insturen. Daarbij is het advies om bij deze eerstvolgende incasso-opdracht de standaardregels voor een gewijzigd debet-rekeningnummer te volgen: vermeld zowel het oude als het nieuwe rekeningnummer. De opdrachten daarna hoeven alleen het nieuwe rekeningnummer te bevatten.

Terugboeking incasso
Als een klant een incasso bestrijdt en het bedrag terugvordert, moet u er rekening mee houden dat de terugboeking plaatsvindt ten gunste van het nieuwe rekeningnummer. Als u direct uw administratie aanpast, dan hoeft u hier niet extra op te letten en kan uw reconciliatie eenvoudiger verlopen.

Betalingskenmerk
Gebruik te allen tijde een betalingskenmerk. Hiermee kunt u de oorspronkelijke incasso-opdracht in alle gevallen traceren.

Zakelijke Europese incasso
Lees meer over het doorleiden van zakelijke Europese incasso-opdrachten.

Handmatig aangepaste Acceptgiro
Uw klant mag het oude rekeningnummer op een voorbedrukte Acceptgiro handmatig wijzigen. Wanneer u een dergelijke Acceptgiro ontvangt, moet u de betalingsgegevens net als nu zélf bijwerken in uw administratie.